Setelah pada tutorial sebelumnya, kami membahas tutorial instalasi dan pengenalan awal penggunaan aplikasi Zoom untuk kegiatan rapat daring. Pada tulisan kali ini kami akan membahas penggunaan aplikasi zoom sebagai host atau penyelenggara kegiatan rapat daring.

terdapat perbedaan penggunaan aplikasi Zoom antara sebagai peserta rapat daring dengan penggunaan aplikasi Zoom sebagai Host atau penyelenggara rapat daring. Jika sebagai peserta rapat daring kita bisa langsung masuk menggunakan Meeting ID tanpa perlu sign in atau login, maka sebagai Host kita harus melakukan sign in ke dalam aplikasi Zoom. Berikut ini adalah penjelasan cara penggunaannya.

Buka aplikasi Zoom, kemudian klik “Sign in”

kemudian, akan muncul menu pilihan untuk melakukan sign in, bisa dengan menggunakan akun berbayar zoom, atau untuk yang gratis dan mudah, kita bisa sign in menggunakan akun gmail yang kita miliki. Maka klik pilihan “Sign in with Google”

Setelah kita klik pilihan “Sign in with Google”, secara otomatis aplikasi Zoom akan membuka aplikasi peramban internet seperti Google Chrome atau Mozilla Firefox, untuk melakukan “Sign in” ke akun gmail kita. Masukkan alamat akun gmail kita ke dalam kolom email, kemudian klik tombol “Next” atau “Berikutnya”

Kemudian akan muncul permintaan password, maka masukkan password yang kita miliki sesuai dengan akun google gmail kita, lantas klik “Next” atau “berikutnya”.

Setelah itu, akan muncul jendela aplikasi yang meminta konfirmasi untuk membuka ulang aplikasi Zoom, klik “open link”

Sehingga otomatis aplikasi Zoom akan terbuka dengan akun Google Gmail kita, seperti gambar di bawah ini. Terdapat beberapa tombol yang bisa digunakan diantaranya : tombol “New Meeting” (1) untuk langsung memulai rapat daring tanpa penjadwalan terlebih dahulu, selanjutnya ada tombol “Join” (2) yang berfungsi untuk mengikuti kegiatan rapat daring sebagai peserta rapat seperti pada penjelasan tulisan sebelumnya, dan ada tombol “Schedule” (3) yang berfungsi untuk menjadwalkan kegiatan rapat daring.

Berikut ini adalah langkah penjadwalan rapat daring pada aplikasi Zoom. pertama kita klik tombol “Schedule” pada tampilan awal aplikasi Zoom sehingga muncul tampilan menu seperti gambar di bawah ini. Isi kolom mulai dari (1) “Judul rapat daring”, (2) jadwal sesuai tanggal, jam, dan durasi rapat daring, (3) opsi pengulangan jadwal rapat online, yang berguna bagi guru sekolah apabila mengajar secara online dengan jadwal yang tetap setiap hari dan jam tertentu, (4) fasilitas ruang tunggu, agar peserta rapat daring tidak langsung masuk ke dalam kegiatan rapat daring, tapi harus melalui konfirmasi host rapat daring, (5) opsi mengaktifkan atau menonaktifkan kamera atau webcam host dan peserta rapat daring ketika masuk ke dalam sesi rapat daring pertama kali, (6) opsi mentautkan jadwal rapat daring ke dalam aplikasi microsoft outlook, google calendar, atau aplikasi kalender lainnya, (7) pilihan tambahan seperti ijin untuk peserta bisa masuk sebelum host memulai kegiatan rapat daring (enable join before host), mematikan mikrofon peserta ketika pertama kali masuk (mute participants upon entry), dan opsi perekaman otomatis begitu kegiatan rapat daring dimulai (Automatically record meeting on the local computer”. setelah semua menu dipilih sesuai kebutuhan, klik tombol (8) Save di bagian bawah tampilan penjadwalan.

apabila kita memilih penjadwalan ditautkan ke dalam Google Calendar, maka otomatis aplikasi zoom membuka aplikasi peramban internet untuk mengakses Google Calendar. Pilih akun sesuai akun Google gmail yang kita gunakan untuk sign in pada aplikasi Zoom

Selanjutnya akan muncul permohonan izin untuk aplikasi Zoom mengakses Google Calendar. Klik pilihan “Izinkan”

Kemudian, akan muncul halaman konfirmasi untuk mengijinkan aplikasi Zoom mengakses Google Calendar. klik tombol “Izinkan” di bagian bawah tampilan layar.

Setelah konfirmasi, maka otomatis kita akan masuk ke tampilan penjadwalan pada google calendar. di sini kita bisa meng-copy teks undangan rapat daring (1) untuk disebarkan melalui email ataupun whatsapp web. setelah semua selesai, kita tinggal klik (2) “save” di bagian atas layar untuk menyimpan jadwal rapat daring tersebut.

setelah kita simpan, rapat daring yang sudah kita simpan akan tampak pada tampilan Google Calendar. kita bisa menutup aplikasi peramban untuk kembali ke aplikasi Zoom.

Pada aplikasi Zoom, rapat yang sudah terjadwal akan tampil di bagian kanan layar. Untuk memulai kegiatan rapat daring, kita cukup klik tombol “start” di bagian kanan jadwal.

Maka kita memulai acara rapat daring sebagai host atau penyelenggara kegiatan rapat daring.. untuk menu “New Meeting” tanpa penjadwalan, tampilan juga akan langsung masuk ke tampilan seperti di bawah ini. Agar kita bisa menyambut peserta rapat yang masuk ke dalam kegiatan rapat daring, maka kita klik “Join with Computer Audio”

Apabila kita melakukan kegiatan rapat daring yang telah dijadwalkan sebelumnya, maka kita telah membagikan undangan rapat daring melalui teks undangan dan tautan yang telah kita copy di Google calendar dan disebarkan melalui email atau whatsapp web. Akan tetapi, apabila kita memulai rapat daring tanpa penjadwalan, dengan menggunakan tombol “New Meeting”, maka cara mengundang peserta rapat adalah dengan menekan tombol panah atas di area tombol “participants”, kemudian klik tombol “invite” atau dengan menekan kombinasi tombol “Ctrl+I” pada keyboard seperti ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Selanjutnya, klik tombol “Copy invitation” seperti gambar di bawah.

Hasil copy tersebut di atas bisa kita salin pada aplikasi notepad, yang selanjutnya bisa kita sebarkan melalui aplikasi pesan whatsapp web atau melalui email kepada seluruh peserta rapat daring.

Apabila ada calon peserta rapat daring yang hendak masuk ke dalam kegiatan rapat daring, maka akan muncul notifikasi di bagian atas tampilan aplikasi Zoom. Kita sebagai host harus mengijinkan calon peserta tersebut untuk masuk dengan cara klik tombol “admit” seperti pada gambar di bawah ini.

Secara umum terdapat 9 tombol menu pada bagian bawah tampilan layar rapat daring ketika kita bertindak sebagai host atau penyelenggara rapat daring, diantaranya adalah : (1) tombol “mute” untuk menonaktifkan dan mengaktifkan mikrophone laptop/pc kita, (2) tombol “Stop Video” untuk menonaktifkan dan mengaktifkan kamera atau webcam laptop/pc kita, (3) tombol “Security” untuk mengatur setelan keamanan rapat daring, (4) tombol “Participants” untuk menampilkan daftar peserta rapat daring, (5) tombol “Chat” untuk berkirim pesan singkat kepada peserta rapat daring, (6) tombol “Share Screen” untuk mempresentasikan tampilan layar kita kepada peserta rapat daring, (7) tombol “Record” untuk merekam kegiatan rapat daring menjadi video ke dalam laptop/pc kita, (8) tombol “Reactions” untuk mengirimkan emoji ke dalam tampilan rapat daring, dan (9) tombol “End” untuk mengakhiri atau menghentikan kegiatan rapat daring.

Berikut ini adalah penjelasan fungsi masing-masing tombol menu yang terdapat pada aplikasi Zoom sebagai Host.

Tombol “mute” bisa kita pergunakan untuk menonaktifkan mikrofon laptop / pc kita. Cukup dengan menekan tombol tersebut, maka suara kita tidak akan terdengar oleh peserta rapat daring yang lain. untuk mengaktifkan kembali mikrofon kita, cukup dengan menekan tombol yang sama tetapi bertuliskan “unmute”

Tombol “Stop Video” berfungsi untuk menonaktifkan kamera atau webcam pada laptop atau pc kita, sehingga peserta rapat daring tidak dapat melihat kita. untuk mengaktifkan kembali kamera atau webcam kita, cukup dengan menekan tombol yang sama tetapi bertuliskan “Start Video”

Tombol “Security” berfungsi untuk mengatur fungsi-fungsi keamanan dan penguncian fasilitas rapat daring. Seperti menu “Lock Meeting” agar tidak ada lagi penambahan peserta rapat daring, dan kemampuan untuk mengijinkan peserta rapat daring melakukan “Share screen”, “chat”, “rename themselves” atau mengganti nama yang tampil sebagai peserta rapat daring, “unmute themselves” atau fasilitas pengaktifan kembali mikrofon peserta rapat.

Jika kita ingin peserta rapat daring bisa melakukan presentasi layar mereka dalam kegiatan rapat daring, maka kita bisa mengaktifkan menu “share screen” di dalam menu “Security”

berikutnya tombol “Participants”, apabila kita menekan tombol menu tersebut, maka akan muncul daftar peserta kegiatan rapat daring.

Pada tampilan daftar tersebut, kita sebagai host memiliki kekuasaan untuk melakukan beberapa hal. cukup dengan menggerakkan mouse atau tetikus ke nama peserta rapat daring yang dikehendaki, maka akan muncul menu untuk “mute” mikrofon peserta rapat tersebut. Sehingga kita bisa menonaktifkan mikrofon peserta rapat agar kegiatan rapat daring bisa berjalan tertib

Selain tombol “mute”, apabila kita klik tombol “More”, maka akan muncul berbagai macam pilihan yang bisa kita lakukan terhadap peserta kegiatan rapat daring.

Diantara pilihan yang ada yaitu menu untuk “Chat” atau berkirim pesan singkat kepada peserta tersebut, menu “Stop Video” atau mematikan kamera atau webcam peserta tersebut, menu “Make Host” atau menjadikan peserta tersebut sebagai host kegiatan rapat daring, menu “Rename” untuk mengganti nama yang ditampilkan sebagai peserta rapat daring, menu “Put in waiting room” atau memindahkan peserta rapat daring ke “ruang tunggu” tetapi tidak mengeluarkannya dari kegiatan rapat daring secara sepenuhnya, menu “Remove” atau mengeluarkan peserta tersebut dari kegiatan rapat daring secara sepenuhnya, dan menu “Report” untuk melaporkan akun peserta rapat daring tersebut kepada Zoom apabila dirasa melakukan perbuatan yang terlarang, dsb.

Setelah tombol “Participants”, berikutnya ada tombol “Chat” yang berguna untuk berkirim pesan singkat kepada peserta rapat. Kita bisa memilih apakah hendak mengirim pesan singkat kepada salah satu peserta tertentu, atau kepada seluruh peserta rapat dengan memilih menu (1) yang terdapat di kolom “chat” seperti gambar di bawah ini. kemudian kita cukup menuliskan pesan yang hendak disampaikan pada kolom di bawahnya (2) dan klik tombol “Enter” untuk mengirim pesan tersebut.

Tombol “Share Screen” berguna untuk menampilkan tampilan layar kita kepada seluruh peserta rapat daring. Hal ini terutama berguna apabila kita hendak mempresentasikan materi kepada peserta rapat daring.

Tombol “Record” berguna untuk merekam kegiatan rapat daring dan menjadikannya sebuah file video yang tersimpan di dalam laptop/PC kita. Fasilitas ini sangat berguna untuk mendokumentasikan kegiatan rapat daring atau webinar, sehingga nanti filenya bisa digunakan sebagai dokumentasi atau disebarkan melalui aplikasi video online seperti Youtube dan semacamnya.

Tombol “Reactions” berguna untuk mengirimkan emoji ke dalam tampilan rapat daring. Menu ini biasanya digunakan untuk kelas online, atau kegiatan yang bersifat hiburan untuk memberikan dukungan kepada peserta rapat daring. Kalau tombol “Reactions” di klik, akan muncul beberapa emoji yang bisa dipilih untuk ditampilkan di dalam tampilan rapat daring seperti gambar di bawah ini.

Tombol yang terakhir yaitu tombol “End” berfungsi untuk mengakhiri kegiatan rapat daring. Klik tombol tersebut apabila kita hendak mengakhiri kegiatan rapat daring. Maka kemudian aplikasi Zoom akan meminta konfirmasi untuk mengakhiri rapat daring. silahkan klik tombol “End Meeting for All” apabila kita hendak mengakhiri kegiatan rapat daring untuk seluruh peserta rapat.

Demikian tutorial penggunaan aplikasi Zoom sebagai host atau penyelenggara kegiatan rapat daring kali ini. Semoga berguna dan bermanfaat untuk kita semua. Jangan lupa follow dan like akun Twitter kami di @smartdigiparent dan juga Facebook kami Smart Digital Parents agar lebih banyak teman, saudara, dan orang lain yang tahu, sehingga informasi dan tutorial kami bisa berguna untuk lebih banyak orang. Terima Kasih!!